Excel-Tool zur automatisierten Vertragserstellung in Word

Die Medios Group ist ein Unternehmen aus der Medizintechnikbranche mit zahlreichen Tochtergesellschaften, die jeweils unterschiedliche Corporate Designs und Briefpapier-Layouts verwenden. Die zentrale HR-Abteilung stand vor der Herausforderung, standardisierte Arbeitsverträge und rechtliche Dokumente zu erstellen, bei denen sich lediglich das jeweilige Briefpapier unterscheiden sollte.

Ziel war die Entwicklung eines Tools, mit dem Vertragsinhalte zentral gepflegt, automatisiert geprüft und korrekt formatiert die Vertragserstellung in Word erfolgt – unabhängig von Gesellschaft oder Dokumententyp.

Wir entwickelten ein flexibles Excel-basiertes Vertragstool mit Word-Automatisierung, bestehend aus zwei zentralen Modulen:

• Vertragsmodul: Erstellung von Arbeitsverträgen und rechtlichen Dokumenten

• Anschreiben-Modul: Generierung individueller Briefanschreiben im passenden Corporate Design

Das Tool bietet unter anderem folgende Funktionen:

• Automatische Befüllung von Word-Vorlagen aus Excel

• Gesellschaftsabhängige Briefpapier-Layouts

• Intelligente Feldlogik: Das Tool erkennt, welche Angaben für welchen Vertragstyp erforderlich sind

• Automatische Prüfung arbeitsrechtlicher Sonderfälle

• Selbstständige Erweiterbarkeit: Neue Vertragsarten, Gesellschaften und Anschreiben können ohne Programmierkenntnisse angelegt werden

• Erstellung der finalen Word-Dokumente auf Knopfdruck

Die HR-Abteilung nutzt das Tool seit mehreren Jahren erfolgreich für nahezu alle personalrelevanten Schreiben – inzwischen für über 100 unterschiedliche Dokumententypen. Die Medios Group konnte dadurch einen konzernweiten Standard für Verträge und Rechtsdokumente über alle Tochtergesellschaften hinweg etablieren.
Das Tool wird kontinuierlich weiterentwickelt und regelmäßig an neue arbeitsrechtliche Anforderungen angepasst.